在您的企业开始实施内容管理系统之前，需要打下一些基础。无论济南平面设计公司选择如何实施或选择何种软件包，在将内容管理软件集成到当前流程之前，您都需要考虑一些关键因素。

先考虑ECM前实施任务

1：通过询问以下问题来检查组织的当前状态：是否详细记录了流程？文档是最新的吗？它们是否符合企业的目标？借助内容管理系统的附加优势，是否存在简化这些流程的机会？

2：考虑上述流程的监管和合规要求，并确保首先围绕这些控制构建 ECM 系统。流程应做好合规准备；避免尝试在现有流程之上改进合规性要求。

3：制定实施计划以最大限度地提高成功率。专注于将企业需求与软件可交付成果相匹配，并确保用户采用是该计划的主要重点。

为组织变革流程做好准备的8个技巧

以下是济南平面设计公司的“有效变革模型”中概述的步骤，以帮助缓解组织变革的影响：

1. 增加紧迫性：检查您的市场和竞争现实，以识别当前危机、潜在危机和重大机遇。

2. 建立指导团队：组建一个具有足够企业权力的团队来领导软件实施。

3. 获得正确的愿景：创建一个指导整体过渡的愿景，并制定实现该愿景的战略。

4. 为买入而沟通：使用所有可能的沟通渠道来讨论新的愿景和战略。通过示例展示新的行为和流程。

5. 促成行动：消除改变的障碍，改变严重破坏愿景的系统或结构。鼓励冒险和支持最终目标的非传统想法、活动和行动。

6. 创造短期胜利：计划明显的绩效改进，创造这些改进，并奖励领导和参与改进的员工。

7. 不要放弃：利用这种增加的可信度来改变符合新愿景的系统、结构和政策。雇用、提升和发展受愿景启发并希望实施愿景的员工。

8. 坚持下去：阐明并强调新行为与企业成功之间的联系，并创造确保领导力发展和继任的手段。

              
   

ECM实施后内容生命周期示例

在当今的企业组织中，通过内容向客户提供信息变得越来越重要。虽然发布速度对这些企业来说至关重要，但正确传达信息同样重要。然而，这两个优先事项经常相互冲突。

例如，营销、销售和研发部门可能会一起为即将到来的产品午餐发布新闻稿。通过 ECM 系统，这些部门进行协作：研发注意到技术细节需要更新，而销售根据战略定价会议修改定价，营销改变产品描述以适应不断变化的竞争格局。无需等待每个部门添加其输入，每个部门都可以在其他编辑的同时更改文档而无需踩到脚趾。

ECM 系统支持并行工作流程，以允许多方同时合作，并确保维护发布标准和检查批准流程。以前需要数周时间的内容生成被缩减为一天半。

优先考虑实施前的技术考虑

定义元数据：与每个文档关联的元数据有助于提高内容管理系统中的文档可搜索性。元数据应至少提供以下三种功能之一：

1.) 这是在以后查找文档的有用方法

2.) 它有助于定义安全限制

3.) 它用于定义工作流中的决策阶段

锁定文档数据位置：济南平面设计公司当前在哪里以及如何存储文档数据？此信息是关于文档本身还是位于可能集成到 ECM 系统中的另一个应用程序中的数据。

完美的工作流程：了解文档如何通过预期系统以及这些文档属于哪些工作流程。可以采用哪些工作流程来自动化这些业务流程？您目前如何处理流程的异常情况？

有效的企业内容管理的3个部分

任何企业内容管理计划的成功都取决于人员、流程和技术。

专注于消除障碍并为您的员工提供更有效地工作所需的东西——更多地访问数据和正确的工具来做出正确的决定。

在流程方面，专注于精简、确保标准化和合规性，同时消除可变性和低效率。

该技术，即内容管理系统本身，应该具有正确的安全性、正确的特性和增加可用性的界面类型。

通过下载我们的提示表，了解有关如何在整个企业中集成内容管理实践并充分利用企业内容管理计划的更多信息。